предлагаю организовать систему обращений к администрации через сайт, т.е. упразнить работу с почтой. товарищ пишет через форму "лалалал" и выбирает из списка кому "для васи" , далее получает номер своей заявки и может по этому номеру узнавать ее статус.

это позволит всегда знать и быть уверенным что представитель стафа ПРОЧИТАЛ обращение и знает о нем (статус прочитано выставится автоматически при просмтре заявки), и не нуно будет писать 100500 топиков "пагак ответь"